​1. Rekisterinpitäjä

Framedia Oy
Villilänniemi 10, Tampere

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Jarno Laine
hello@framedia,fi

Organisaatiolla ei ole nimitettyä tietosuojavastaavaa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 37 artikla). Tietosuojaa koskevissa asioissa voit olla yhteydessä yllä mainittuun yhteyshenkilöön.

2. Rekisterin nimi
Framedia Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen:

  • Yhteydenpito asiakkaisiin ja potentiaalisiin asiakkaisiin.

  • Asiakaspalvelu

• Markkinointi ja viestintä:

  • Framedia Oy:n ja yhteistyökumppaneiden palvelujen markkinointi (sähköposti, uutiskirjeet, mikäli suostumus on annettu tai oikeutetun edun perusteella) 

  • Kohdennettu mainonta (esim. verkkosivuilla tai sosiaalisen median kanavissa)

  • Markkinatutkimukset ja kyselyt

• Tietojen luovuttaminen markkinointitarkoituksiin (vain rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella):

  • Mikäli rekisteröity antaa tähän erillisen ja vapaaehtoisen suostumuksensa, hänen yhteystietonsa (esim. nimi, sähköpostiosoite, yritys) voidaan luovuttaa valituille kumppaneille heidän omiin suoramarkkinointitarkoituksiinsa. Jokainen kumppani on tällöin itse vastuussa omasta henkilötietojen käsittelystään ja tietosuojakäytännöistään.

• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen:

  • Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntöön liittyvät velvoitteet.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:

• Sopimus: Kun henkilö on tilannut palvelun, käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen asiakkuudesta. 

• Suostumus:

  • Sähköiseen suoramarkkinointiin (Framedia Oy:n omaan markkinointiin, ellei perustu oikeutettuun etuun). 

  • Nimenomainen suostumus tietojen luovuttamiseen kumppaneille heidän markkinointitarkoituksiinsa.

  • Tiettyjen evästeiden käyttöön.

  • Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

• Oikeutettu etu: Rekisterinpitäjällä voi olla oikeutettu etu käsitellä tietoja esimerkiksi suoramarkkinointiin olemassa oleville asiakkaille (tietyin edellytyksin), liiketoiminnan analysointiin ja kehittämiseen tai väärinkäytösten estämiseen. Oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä arvioidaan aina huolellisesti suhteessa rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin.

• Lakisääteinen velvoite: Esimerkiksi kirjanpitolain vaatimat säilytysajat.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Voimme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• Perustiedot:

  • Etunimi ja sukunimi 

  • Sähköpostiosoite 

  • Puhelinnumero

  • Ammattiryhmä

• Asiakkuushistoria: 

  • Aiemmat tilaukset ja varaukset

• Markkinointi- ja viestintätiedot: 

  • Tieto siitä, mistä kanavasta rekisteröity sai ensimmäisenä tiedon Framedia Oy:stä (esim. sähköpostikutsu, verkkosivut, ulkomainonta, sähköinen mainonta, lehtimainonta, sosiaalinen media, ystävän suositus, radiomainonta)

  • Suostumus tiedon lähettämiseen tulevista kampanjoista (kyllä/ei)

  • Suostumus viestien lähettämiseen yhteistyökumppanien viesteihin (kyllä/ei)

  • Tiedot uutiskirjeiden tilauksista ja avauksista/klikkauksista

  • Osallistuminen kilpailuihin ja arvontoihin 

  • Tekniset tiedot ja evästeet: 

    • Verkkosivujen käyttöön liittyvät tiedot (IP-osoite, selaintyyppi, laitetyyppi, vierailun ajankohta ja kesto, vieraillut sivut) 

    • Evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden kautta kerätyt tiedot (katso kohta 6) 

• Palautetiedot: 

  • Tapahtumaan liittyvä palaute ja kehitysehdotukset 

• Valokuvat ja videotallenteet:

  • Asiakastöiden yhteydessä saatetaan valo- ja videokuvata markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Tästä informoidaan osallistujia erikseen. Mikäli et halua tulla kuvatuksi tunnistettavasti, ilmoitathan siitä kuvaajalle tai tapahtuman henkilökunnalle.

5. Säännönmukaiset tietolähteet (tietosuoja-asetuksen 14 artikla)

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyltä itseltään: Tilauslomakkeiden, sähköpostin, puhelimen, verkkosivujen lomakkeiden, sosiaalisen median tai muiden vastaavien kanavien kautta.

• Julkiset lähteet: Esimerkiksi yritysten verkkosivut tai muut julkiset rekisterit (rajoitetusti ja vain tiettyihin tarkoituksiin, esim. B2B-kontaktien täydentäminen). 

• Evästeet ja analytiikka: Verkkosivujemme käytöstä kerätään tietoa evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden avulla.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Verkkosivualusta

Verkkosivustomme on toteutettu avoimen lähdekoodin WordPress- verkkosivualustalla. Analytiikka ja markkinoinnin mittaaminen Verkkosivujen käytön analysointiin ja markkinointitoimenpiteiden mittaamiseen käytämme Google Ireland Ltd:n tarjoamaa Google Analytics -palvelua sekä Google Ads -mainospalvelua. Näiden avulla kerätään tietoa verkkosivujen käytöstä ja markkinointikampanjoiden toimivuudesta.

Sosiaalisen median mainonta

Käytämme Meta Platforms Ireland Ltd:n tarjoamia Facebook- ja Instagram-mainospalveluita sekä niihin liittyvää Meta Pixeliä markkinoinnin kohdentamiseen ja mittaamiseen. Lisäksi käytämme LinkedIn Ireland Unlimited Companyn tarjoamaa LinkedIn Insight Tag -seurantateknologiaa markkinointiviestinnän kohdentamiseen ja analysointiin LinkedIn-alustalla.

Evästehallinta

Evästeiden suostumuksenhallintaan käytämme Usercentrics GmbH:n tarjoamaa evästehallintapalvelua, joka mahdollistaa käyttäjän evästeasetuksien hallinnoinnin GDPR:n vaatimusten mukaisesti.

Sähköpostimarkkinointi

Sähköpostimarkkinointiin ja uutiskirjeiden jakeluun käytämme The Rocket Science Group LLC:n (Mailchimp) tarjoamaa palvelua. Mailchimp käsittelee henkilötietoja (nimi, sähköpostiosoite) meidän lukuumme sähköpostiviestien lähettämiseksi ja kampanjoiden seurannan mahdollistamiseksi.

Kaikkien edellä mainittujen analytiikka- ja markkinointijärjestelmien käyttö perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, jota hallitaan evästebannerin tai vastaavan suostumusmekanismin kautta.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:

• Palveluntarjoajat: Käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia esimerkiksi IT-järjestelmien ylläpitoon (esim. rekisteröintijärjestelmä), markkinointityökaluihin ja tapahtumatekniikkaan. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme ja ohjeidemme mukaisesti. Varmistamme sopimuksin, että palveluntarjoajat noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

• Viranomaiset: Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakiin perustuvan vaatimuksen mukaisesti.

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Osa käyttämistämme palveluntarjoajista (Google, Meta, Mailchimp) voi käsitellä tietoja myös Yhdysvalloissa. Tällöin tietojen siirron oikeusperuste on:

• EU:n komission riittävyyspäätös EU-U.S. Data Privacy Frameworkin nojalla (tietosuoja-asetuksen 45 artikla), tai 

• Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet (tietosuoja-asetuksen 46.2 artikla). Lisätietoja käytetyistä siirtomekanismeista saat ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön. 

​​

8. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi sekä lainsäädännön asettamien velvoitteiden noudattamiseksi. Korkeintaan 10v ajan asiakkuuden päättymisen jälkeen.

​

Säilytysajat vaihtelevat tietotyypeittäin: 

• Asiakkuustiedot: Säilytetään lähtökohtaisesti 10 vuotta tilauksen jälkeen mahdollisten reklamaatioiden, palautteen käsittelyä ja tiedottamista varten tulevista vastaavista tapahtumista (mikäli markkinointilupa on voimassa).

• Tiedot asiakkaille luovutettavista tiedoista ja annetuista suostumuksista: Säilytetään niin kauan kuin on tarpeen suostumuksen hallinnoimiseksi ja osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi, tai kunnes suostumus peruutetaan. 

• Markkinointitiedot (Framedia Oy:n omaan käyttöön): Säilytetään niin kauan kuin henkilö ei ole kieltänyt markkinointia tai peruuttanut suostumustaan, tai kunnes tiedot eivät enää ole relevantteja markkinointitarkoituksiin. Markkinointirekisterin ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti.

• Kirjanpitoaineisto: Asiakkuuksiin liittyvä kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti (yleensä 6 tai 10 vuotta). Arvioimme tietojen säilytystarvetta säännöllisesti ja poistamme tarpeettomaksi käyneet tiedot tietoturvallisella tavalla.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

​

Huolehdimme henkilötietojesi turvallisuudesta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Näitä ovat muun muassa: 

• Digitaalinen aineisto: 

  • Käyttöoikeuksien rajaaminen vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. 

  • Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 

  • Palomuurit, virustorjuntaohjelmistot ja muut tietoturvaohjelmistot. 

  • Tietoliikenteen salaus (esim. SSL/TLS). 

  • Säännölliset varmuuskopiot. 

• Manuaalinen aineisto: 

  • Lukitut tilat. ◦

  • Pääsynvalvonta. ◦

  • Paperisen aineiston hävittäminen tietoturvallisesti (esim. silppuri).

​​​

Koulutamme henkilöstöämme tietosuojakäytännöistä ja varmistamme, että he ymmärtävät henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn tärkeyden.

​​

10. Rekisteröidyn oikeudet Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus): Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu rekisteriimme. 

• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus vaatia virheellisten, epätarkkojen tai puutteellisten tietojen oikaisemista. 

• Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"): Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. 

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä tilanteissa voit pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. •

• Oikeus vastustaa käsittelyä: Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun 5 etuun tai Framedia Oy:n omaan suoramarkkinointiin. 

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely on automaattista, sinulla on oikeus saada antamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. 

• Oikeus peruuttaa suostumus: Jos henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen (esim. suostumus tietojen luovuttamiseen näytteilleasettajille tai sähköiseen suoramarkkinointiin), sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen voi peruuttaa sähköpostitse osoitteeseen pres(at)tnkk.fi tai sähköpostimarkkinoinnin osalta jokaisen viestin lopussa olevasta peruutuslinkistä. Evästeitä koskevan suostumuksen voi peruuttaa verkkosivuston evästebannerin kautta. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tehdyn käsittelyn tai tietojen luovutuksen lainmukaisuuteen. 

• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut (tietosuoja-asetuksen 77 artikla). Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi).

Erityisesti vastustamisoikeudesta: Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Tämä oikeus on ehdoton eikä edellytä perusteluja.

​

Pyyntöjen tulee olla riittävän yksilöityjä, jotta voimme todentaa henkilöllisyytesi. Voit lähettää pyynnön kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle sähköpostitse osoitteeseen pres(at)tnkk.fi.

Vastaamme pyyntöihin pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee automaattista päätöksentekoa, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia rekisteröityihin.

Voimme käyttää tietoja profilointiin Framedian oman markkinoinnin kohdentamiseksi (esim. kiinnostuksen kohteiden perusteella, jos näitä tietoja kerätään), mutta tällä profiloinnilla ei ole sinuun kohdistuvia oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai toimintamme kehittyessä. Ajantasainen tietosuojaseloste on aina saatavilla verkkosivuillamme. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme erikseen, esimerkiksi verkkosivuillamme tai sähköpostitse rekisteröityneille.